北京市教育委员会
北京地区高校网络教育学院
2007届春季毕业生学历证书电子注册工作通知

各高校网络教育学院：

    2007届春季毕业生学历证书电子注册工作即将开始，为使注册工作顺利进行，现将具体事项通知如下：

一、审核原则
    毕业审核是将各校提供的注册数据与市教委掌握的在校生数据以学号为索引项进行核对，产生差异时以相关证明材料作为确认依据。建议有条件的学校提前进行自审。

二、工作要求
    （一）办理学历证书电子注册的学生，须是各校按国家有关规定正式录取，学习期满、在校期间完成教学计划规定的全部课程、经学校审核准予毕业或结业的学生。
    （二）北京地区各高校网络教育学院可以使用国家教育部统一印制的学历证书，也可以使用各校自行印制的学历证书。各校如使用自行印制的学历证书，证书内容须符合《教育部关于当前加强高等学校学历证书规范管理的通知》（教学[2002]15号）要求。
    （三）按教育部注册中心要求，数码像片的报送将逐步过度成由中国图片社汇总所属各拍摄公司的照片数据后向教育部直接报送、市教委和学校不再报送的管理方式。
今年市教委将试行数码像片由中国图片社提供、学校不再报送的管理方法，请各校协助中国图片社或所属拍摄公司做好相关工作，确保所报数据与中国图片社转至市教委数码照片的有效连接。
    （四）对容易出错的出生日期、姓名中的同音字、身份证号等，要提前做好核查，确保数据准确无误后上报。

三、计算机操作方法
    建议各校在正式报送毕业生电子注册数据前，先用下述方法进行自审。
    （一）学历证书电子注册数据导入
    1、双击“网络学院学籍管理系统 [ 教委版 ]”图标 ，进入“毕业生”模块，点击“毕业生数据导入”图标。
    2、点击“选择源表”选择导入数据库。
    3、进行各字段的匹配。点击“自动匹配”，然后用“添加匹配”。
    4、选择学校代码和“更新并追加记录” 方式，点击“转入数据”分别将数据导入系统。
    （二）点击“毕业生数据查错”，将出现错误的数据进行修改。第二次进行查错前先点击“取消查询”。
    （三）进行“毕业生数据审核”，将毕、结业生数据与各校已报送教委的在校生数据进行比较，产生差异时以相关证明材料为依据。对审核入库后又产生信息变化的毕业生，各校应提前做好相关材料的标注工作，以便审核时查找。
    （四）数据核对无误后，点击“取消查询”，显示所有数据，然后用“毕业生数据转出”功能将学历证书电子注册数据转出上报。
    注意：不要将夏季毕业生的注册数据一同报送。

四、各校需带材料
    （一）毕、结业生数据盘，所报数据项见附件一。
数码像片试行由中国图片社转至市教委学生处。
    （二）毕业生情况登记表（附件二）两份。要求提前填好并加盖学院或部门公章。
    （三）毕业生改名，请提供派出所出具的内容包含现用名、曾用名和身份证号的改名证明，或由派出所在能同时反映出现用名、曾用名和身份证号的户口卡复印件上盖章确认。属于报名时出现的错误，须由各校负责招生的机构出具证明。

五、证书有关要求
    （一）填写要求
    “注册号”，即证书编号，共18位。填写要求如下：
    前5位为“院校代码”，指教育部国标代码;
    第6位为“办学类型码”：
    参加全国统一普通高考，经省级招生办公室按普通高等教育类别录取、并载入教育部普通高等教招生库的网络教育学生，可以填“1”。这部分数据应按报送普通高等教育毕业生学历证书电子注册数据的要求，随本校普通高等教育毕业生注册数据一同上报；
    参加全国统一成人高考，经省级招生办公室按成人高等教育类别录取、并载入教育部成人高等教育招生库的网络教育学生，可以填“5”。这部分数据应按报送成人高等教育毕业生学历证书电子注册数据的要求，随本校成人高等教育毕业生注册数据一同上报；
    由学校组织招生考试、自行录取的网络教育学生，一律填“7”；
    第7-10位为“毕业年份”，2007年毕业生填“2007”；
    第11-12位为“培养层次码”，本科（含专科起点本科）填“05”，专科填“06”；
    第13-18位为“顺序号”，从“000001”起顺序编码。按教育部要求，排不到的位数以“0”代替，不许出现其它字符。
    （注意：夏季毕业时不要编重。）
    入学年月，应按照学年或学期的起始时间填写，要与报新生数据时的入学时间一致；
    毕（结）业年月，应按照学年或学期的截止时间填写；
    学习形式，填“网络教育”；
    专业名称，按招生时公布的专业全称填写；
    培养层次，填“专”、“本”或“专科起点本”。
    发证日期，具体日期由学校确定。
    （二）学历证书的字迹要求工整、清晰、规范，涂改无效。
    （三）学生修完教学计划规定的全部课程，因成绩或其他原因未达到毕业标准的为结业生。学校可为其办理结业证书，待符合毕业标准后再将其结业证书换发为毕业证书。
    （四）按教育部要求，证书上要求贴彩色照片。所用照片，应与其所报数码照片为同一形象。
    （五）对往届注册数据进行修改，须填报《网络教育毕业生学历证书电子注册数据修改名单》（附件三），加盖学院或部门公章，并提供 .dbf格式的数据，结构如下：
    字段名        意义           类型        宽度
    yxdm        院校代码        字符型        5
    yxmc        院校名称        字符型        40
    xm           姓名           字符型        24
    zsbh        证书编号        字符型        18

    修改项目        字符型         40
    yzcnr        原注册内容        字符型        40
    xghnr        修改后内容        字符型        40
    “修改项目”的字段名请参照附件一输入要修改的字段名。

六、审核时间
    2007年1月 23日
    上午8：30—11：00、下午1：30—4：00。

七、审核地点
    北京成教培训中心（地安门南大街黄化门胡同5号）
    路线：平安大道地安门路口->南200米路东(加油站南)进黄化门胡同->东200米路北教育学院内（西楼二层教学服务室）

八、其他
    （一）3月中下旬还将安排一次补报注册数据的时间，各校可根据本校实际情况分批或选择3月报送注册数据。
    （二）1月所报注册数据预计春节前可在教育部学历注册网上查询；3月所报注册数据预计4月中旬可在教育部学历注册网上查询。
    （三）教育部学历查询网址：
    http://www.chsi.com.cn（中国高等教育学生信息网）

附件：   一、网络教育毕业生学历证书电子注册数据项及录入要求
         二、2007届春季北京地区高校网络教育学院毕业情况登记表
         三、网络教育毕业生学历证书电子注册数据修改名单

北京市教委学生处
二○○七年十二月二十二日