1、 每年春秋两季学院招生部新生录取结束后，学院教务部在录取后的一周内在学院网络教务管理平台上进行强制集体注册，将北航学号返给公共服务体系或学习中心。同时学院将下发新生报到采集电子照片标准格式的通知，上报学院截止时间以学院招生部入学考试的告知时间作为参考。
2、 公共服务体系所支持的学习中心新生报名或报到注册时，采集电子照片，并将电子照片存档，备用。包括正式生、课程进修生。
3、 学院直属的学习中心在新生报名或报道注册时，采集电子照片，并将电子照片存档，备用。包括正式生、课程进修生。
4、 每年春、秋两季上报北京市教委学籍备案信息结束后一周内，学院将发给公共服务体系或学习中心当前入学批次在北京市教委备案的名单，以此名单人数为准，根据“年度采集在校生电子照片的通知”的时间节点向学院提交电子照片和名单汇总表，汇总表会跟采集电子照片的通知发给公共服务体系或学习中心。
5、 学院将采集的电子照片上传至学院网络教务管理平台。
6、 将上传至平台中的电子照片刻成光盘，一份报送至教育部他们将上传至教育部平台中备案。一份作为学院的备案照片。
7、 学院教务部从网络教务平台中导出当前入学批次上报教育部年检年报公共基础课考试的基本信息。
8、 按照上报教育部年检年报公共基础课基本信息字段为标准整理上报。
9、 将整理好的标准格式的年检年报信息上传至教育部年检年报平台。学院存档，备查。

◆ 上报教育部年检年报公共基础课考试基本信息工作流程图